Pemkot Jakarta Barat membenahi kearsipan. Hal ini dilakukan dalam upaya penyelamatan dokumen atau data penting yang telah tercatat selama kurun puluhan tahun lalu.Fokus utamanya, menyelamatkan arsip mengenai Akta Jual Beli (AJB) pada tingkat kecamatan.

Asisten Pemerintahan Jakarta Barat, Denny Ramdany mengatakan, Pemkot Jakarta Barat telah memberikan sosialisasi mengenai kearsipan pada tingkat kecamatan. Untuk tahap awal, seluruh kecamatan wajib menyimpan arsip terkait Akta Jual Beli (AJB) saat camat masih menjabat sebagai PPAT di kantor Perpustakaan dan Arsip Kota Jakarta Barat.

Dari delapan wilayah kecamatan, wilayah kecamatan Kebon Jeruk yang lebih dulu mengumpulkan arsip AJB. “Kebon Jeruk yang pertama siap menyimpan seluruh arsip AJB ke kantor Perpustakaan dan Arsip Jakarta Barat. Dokumen penting ini disimpan pada ruang arsip yang aman. Bila sewaktu-waktu dibutuhkan bisa diambil oleh pihak yang berwenang," tuturnya.

Tak hanya arsip pada tingkat kecamatan, KPAK Jakarta Barat juga akan membenahi dokumen penting pada seluruh SKPD/UKPD. "Seluruh dokumen tak hanya AJB tapi menyangkup semua arsip perizinan yang dikeluarkan kantor PTSP, juga disediakan ruang penyimpanan dalam satu lantai khusus di kantor walikota," jelasnya.

Di tempat yang berbeda, Kepala KPAK Jakarta Barat, Ajang Pinem, menjelaskan, delapan kecamatan dan 10 SKPD/UKPD di Jakarta Barat telah mendapat pendampingan dalam pengelolaan kearsipan.

Sesuai undang-undang, pihaknya berkewajiban memberikan pendampingan serta menyediakan sarana dan prasarana agar seluruh dokumen penting bisa diselamatkan. Sehingga seluruh arsip atau dokumen penting bisa tersimpan pada ruang yang sudah disediakan. “Kami menyediakan ruang khusus arsip yang memadai untuk seluruh instansi dapat menyimpan arsip berbagai dokumen penting sehingga tidak mudah rusak maupun hilang,” tuturnya.

Selain menyimpan dokumen penting, KPAK Jakarta Barat juga telah menyiapkan penyimpanan arsip secara digital. “Mulai tahun ini, kami bekerja sama dengan Sudin Pendidikan I dan II Jakarta Barat telah merekam seluruh ijasah dan SKHUN puluhan ribu siswa SD hingga SLTA juga telah direkam digital,” tambahnya. (why/aji)