Pemerintah Kota Administrasi Jakarta Barat menggelar bimbingan teknis (bimtek) pembuatan daftar berkas dan daftar isi berkas arsip aktif, di ruang serba guna Ali Sadikin, kantor wali kota, Selasa (7/3).
Dibuka Sekretaris Kota (Seko) Jakarta Barat, Iin Mutmainnah, kegiatan menghadirkan narasumber Saptadi Suharto, Profesiaonal Kearsipan PT Jakarta Tourisindo, dengan tema materi “Peran Organisasi Kearsipan pada Kecamatan dan Kelurahan dalam pengelolaan Arsip”, dan Haryana, S.A.P.,wakil ketua Asosiasi Arsiparis Indonesia (AAI) Provinsi DKI Jakarta.
Plt Kabag Umum dan Protokol Setko Jakarta Barat, Abdurrahman Anwar, mengatakan kegiatan tersebut diikuti para pengelola arsip dari delapan Bagian lingkungan Setko Jakbar, pengelola arsip dari delapan kecamatan dan pengelola arsip dari 56 kelurahan se Jakarta Barat.
”Bimtek ini bertujuan meningkatkan sadar dan tertib arsip pada organisasi perangkat daerah di wilayah Kota Administrasi Jakarta Barat dan juga untuk memenuhi Perkin Wali Kota Jakarta Barat terkait pelaporan daftar berkas dan daftar isi berkas arsip aktif tahun 2021 dan 2022,” jelas Abdurrahman.
Sementara itu, pada sambutannya Seko Jakarta Barat, Iin Mutmainnah berharap melelui bimtek tersebut para peserta dapat memberikan pengelolaan kearsipan yang baik dalam rangka mewujudkan pelayanan masyarakat yang transparan dan akuntabel. Ia pun mengimbau para peserta mengikuti bimtek dengan seksama dan serius agar diperoleh ilmu serta pengetahuan yang mendalam terkait pengelolaan arsip.
“Teruslah semangat untuk menata arsip, minimal yang ada di mejanya masing-masing. Setiap hari sebelum pulang kerja, pastikan arsip yang kita hasilkan hari ini sudah masuk dalam poldernya, dan sudah melatih di dalam arsip digital. Jadi, ada hardcopy dan softcopynya atau disimpan dalam arsip digital,” imbuh Iin.
Lebih lanjut dikatakan, dalam pengarsipan digital ada sistematikanya, sehingga memudahkan dalam pencarian arsip tersebut.
“Perlu diingat, ketika kita membuat atau menyusun arsip, yang paling penting ketika kita mencari arsip, itu kecepatannya berapa lama. Kecepatan pencarian arsip yang kita butuhkan itu menandai bahwa kita tepat dalam melakukan tertib administrasi kearsipan,” tandas Iin. (Aji)